Geologian tutkimuskeskuksessa (GTK) on otettu käyttöön työyhteisöviestinnän pelisäännöt, joilla pyritään vähentämään viestitulvaa ja turhia keskeytyksiä. Helsingin Sanomien mukaan yksi periaatteista on, että toimistotyötä tekevälle kollegalle ei lähtökohtaisesti soiteta yllättäen, vaan ensin varmistetaan, sopiiko puhelu.
GTK:n työntekijöillä ei ole velvollisuutta olla jatkuvasti tavoitettavissa. Viestintäasiantuntija Elina Heinisen mukaan työntekijöitä kannustetaan varaamaan kalenterista keskittymisaikaa, jolloin myös Teams-ilmoitukset voi kytkeä pois päältä.
– Pitää voida rajata työtä ja valita kalenteriin omaa keskittymisaikaa, Heininen sanoo HS:lle.
Keskeinen muutos koskee eri viestintäkanavien käyttötarkoituksia. Nopeissa avunpyynnöissä ja kollegoiden välisessä keskustelussa suositaan Teamsin pikaviestejä tai tiimien kanavakeskusteluja. Projekteille perustetaan Teamsiin omat tiimit, joissa hoidetaan sekä keskustelut että aineistot.
Sähköposti on GTK:n mallissa tarkoitettu ensisijaisesti ulkoiseen viestintään. Tavoitteena on ollut päästä eroon pitkistä sisäisistä sähköpostiketjuista ja tilanteista, joissa työntekijän pitää seurata rinnakkain useita kanavia. Heinisen mukaan tavoitteena oli, että jopa 80 prosenttia sisäisestä viestinnästä tapahtuisi Teamsissa.
Myös tiedostojen lähettämistä sähköpostin liitteinä on vähennetty. Sisäiset asiakirjat pidetään yhteismuokattavina Teamsissa, jotta samasta tiedostosta ei synny useita eri versioita. Valmiin version voi tarvittaessa lähettää sähköpostilla.
GTK:n kokemusten mukaan selkeät pelisäännöt ovat helpottaneet työn hallintaa ja vähentäneet viestintään liittyvää epäselvyyttä. Taustalla on laajempi ongelma: runsaan ja hajanaisen digiviestinnän on havaittu lisäävän asiantuntijatyön kuormitusta.