Helsingin kaupunki otti henkilöstö- ja palkkahallintojärjestelmä Sarastian käyttöön viime vuoden huhtikuussa. Helsingin kaupungin Tarkastuslautakunta päätti ottaa aiheen arviointisuunnitelmaansa, kun kaupungin palkanmaksussa ilmeni vakavia ongelmia.
Tarkastuslautakunta kuuli pormestaria, useita viranhaltijoita ja Sarastian toimitusjohtajaa sekä henkilöstön edustajia. Lisäksi käytettävissä oli asiakirja-aineistoa ja kaupungin aiheesta teettämä ulkopuolinen selvitys.
Arvioinin mukaan henkilöstö- ja palkkahallintojärjestelmän hankinta valmisteltiin nopeassa aikataulussa.
– Aikataulupaineen vuoksi valmistautumisaika Sarastian käyttöönottoon jäi liian lyhyeksi. Kaupunki joutui ottamaan Sarastia-järjestelmän vastaan keskeneräisenä, mutta toisaalta kaupunki ei itsekään ollut riittävästi valmistautunut järjestelmän käytön aloittamiseen, lautakunta toteaa.
Myöskään järjestelmän testaus ja käyttäjille annettava koulutus eivät olleet riittäviä.
– Järjestelmään siirretty konversiodata sisälsi paljon virheitä, mikä pahensi tilannetta. Palkanlaskennan ja kaupungin työntekijöiden kannalta oli kriittistä, että virheitä syntyi enemmän kuin Helsingin kaupungin Taloushallintopalveluliikelaitos Talpa pystyi korjaamaan.
Lautakunta toteaa, että palkanmaksun virheet ovat vaikeuttaneet kaupungin työntekijöiden arkea ja aiheuttaneet kaupungille mainehaittaa sekä merkittävästi ylimääräisiä kustannuksia.
Tarkastuslautakunnan mukaan Sarastian käyttöönotossa ei panostettu riittävästi muutoksen toteuttamiseen ja sen johtamiseen koko organisaatiossa.
– Käyttöönotossa oli puutteita muun muassa johtamisessa, henkilöstön osaamisessa, Sarastian käytettävyydessä ja suorituskyvyssä sekä siinä, että kaupunkitasolla ei edellytetty yhteneväistä toimintamallia.
Niin ikään hankkeelle ei asetettu alussa omistajaa, jolla olisi ollut vastuu ja resurssit huolehtia koko hankkeen onnistuneesta toteutuksesta, vaan vastuu jaettiin kaupunginkanslian henkilöstöosaston ja digitalisaatioyksikön kesken.
Lautakunta jatkaa, että kaupunginkanslia epäonnistui sekä ulkoisessa että sisäisessä viestinnässä.
– Viestinnän vastuunjako koettiin epäselväksi, ja esimerkiksi viestintä henkilöstölle sekä kaupunginvaltuustolle koettiin riittämättömiksi. Henkilöstöjärjestöjen näkemyksen mukaan viestiminen intran kautta tavoittaa vain osan henkilöstöstä.
Lautakunta toteaa, että kaupunginkanslian tulee varmistaa, että kaupunkitasoisten hankkeiden johtamisvastuu on selvästi osoitettu yhdelle päävastuulliselle johtajalle, panostaa kaupunkitasoisten uudistusten yhteydessä muutosjohtamiseen koko organisaatiossa, panostaa kaupungin kaikki henkilöstöryhmät tavoittavaan sisäiseen viestintään sekä panostaa ulkoiseen viestintään tilanteissa, joissa mahdollinen mainehaitta tunnistetaan.
Kaupunginkanslian ja Taloushallintopalveluliikelaitoksen Talpan tulee puolestaan kehittää henkilöstö- ja taloushallinnon prosesseja siten, että palkkavirheiden määrä saadaan mahdollisimman pieneksi.
