Taloyhtiöt pitävät tiuhaan yhtiökokouksia näin keväisin. Tämä johtuu siitä, että asunto-osakeyhtiölain mukaan yhtiökokous on järjestettävä 6 kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä, ja useimpien yhtiöiden tilikausi päättyy 31. joulukuuta.
Vaikka laki mahdollistaa etäosallistumisen kokoukseen, kokonaan etäyhteyksin yhtiökokousta ei voida järjestää – ei edes nykyisen kaltaisissa poikkeustilanteissa.
– Lähtökohtaisesti taloyhtiön on järjestettävä fyysinen yhtiökokous. Eli sellaisen osakkaan, joka haluaa osallistua kokoukseen paikan päällä, pitää voida näin tehdä. Osa osakkaista voi toki osallistua kokoukseen etänä, kertoo Asianajotoimisto Kuhanen, Asikainen & Kanerva Oy:ssa asianajajana työskentelevä Marina Furuhjelm.
Yhtiökokous on päätösvaltainen, vaikkei siihen osallistuisi paljoakaan osakkaita. Riittää kun yksikin pääsee paikalle. Periaatteessa yhtiökokous voitaisiin hoitaa vaikka niin, että paikalle tulee pari osakasta, jotka edustavat samalla muita osakkaita valtakirjoilla.
Järkevämpää on kuitenkin tarjota kaikille mahdollisuus osallistua kokoukseen itse.
Etäosallistua voi reaaliaikaisesti tai ennakkoon
Osa osakkaista voi osallistua yhtiökokoukseen etäyhteydellä, mikäli tästä on maininta yhtiöjärjestyksessä tai hallitus on tehnyt asiasta päätöksen. Kiinteistöliitto ja Isännöintiliitto ovatkin suosittaneet etäyhteyksien hyödyntämistä yhtiökokouksissa koronaepidemian aikana.
Etäosallistuminen voi onnistua paitsi reaaliaikaisesti video- tai ääniyhteyden avulla myös ennakkoon sähköpostilla tai vaikkapa postitse. Osakkaille on annettava riittävät ohjeet etäosallistumiseen.
– Jos reaaliaikainen osallistuminen yhtiökokoukseen sallitaan, hallituksen pitää päättää, millä ohjelmalla osallistuminen tapahtuu. Vaihtoehtoja ovat esimerkiksi Skype, Microsoft Teams tai Google Hangouts Meet. Ohjelmia voi olla useitakin, kunhan kokouksessa oleva kokousvirkailija pystyy ne kaikki käsittelemään, kertoo asianajotoimiston osakas Petteri Kuhanen.
Reaaliaikainen etäosallistuminen vaikuttaa muun muassa äänestysten toteuttamiseen.
– Äänestys on tällöin järkevintä hoitaa avoimena nimenhuutoäänestyksenä. Toisin sanoen osakkaat ilmoittavat suullisesti, minkä ehdotuksen puolesta he äänestävät vai äänestävätkö he tyhjää, Kuhanen sanoo.
Sähköpostin tai postin välityksellä osallistuminen tarkoittaa käytännössä sitä, että osakas ilmoittaa yhtiölle ennen yhtiökokousta kantansa kokouksessa käsiteltäviin asioihin.
– Tällöin osakas ei tietenkään pääse ottamaan kantaa ehdotuksiin, jotka tehdään yhtiökokouksessa paikan päällä, Kuhanen huomauttaa.
Yhtiökokousta voidaan myös siirtää
Jos etäosallistumisen järjestäminen tuntuu hankalalta, yhtiökokousta on mahdollista lykätä. Jos yhtiön tilikausi on päättynyt vuoden lopussa, esimerkiksi touko- ja kesäkuussa ehtii vielä hyvin kokoustaa.
– Yhtiöiden tulisi mielestäni nyt mahdollisimman paljon siirtää yhtiökokouksia, jos ei ole aivan välttämätöntä pitää kokousta esimerkiksi jonkin tietyn asian vuoksi, Furuhjelm toteaa.
Kannattaa muistaa, että taloyhtiössä on yleensä paljon riskiryhmään kuuluvia osakkaita, joiden pitää viranomaisten suosituksesta pysyä lähiviikkoina mahdollisuuksien mukaan kotona.
– Etäyhteydellä osallistuminen ei välttämättä onnistu kaikilta. Kun kokousta siirretään, osakkaat pääsevät todennäköisemmin osallistumaan päätöksentekoon, Furuhjelm muistuttaa
