Verkossa asiointi ja sähköiset dokumentit tehostavat prosesseja ja vähentävät työntekijöiden työmäärää. Kaupan kassalta saatavat kuitit ovat paperin viimeinen turvapaikka.
– Kortilla maksaminen rasittaa ympäristöä huomattavasti käteistä vähemmän. Kuittitiedon mukana kulkeva tieto ostoksen hiilijalanjäljestä toisi esimerkiksi kuluttajille mahdollisuuden seurata kokonaispäästöjään haluamallaan tavalla, sanoo kehityspäällikkö Kristiina Siikala Finanssiala ry:stä.
Sähköisten kuittien käyttöönotossa ollaan Suomessa kuitenkin vielä alkuvaiheessa toimenpidealoitteista ja yhteistyöhankkeista huolimatta. Kuittien sisältämä tieto tuotteista ja toimittajista on vielä toistaiseksi taloushallinnon kannalta hukattua informaatiota. Valtio on siirtymässä sähköisen eKuitin käyttöön vuoteen 2025 mennessä.
Finanssiala ry, Taloushallintoliitto ja Gallant yhdistivät voimansa 2015 edistääkseen taloushallinnon tehokkuutta. Yhdessä tehdyn kestävän kehityksen sitoumuksen tavoitteena oli yhteistyössä edistää resurssiviisasta ja hiilineutraalia taloutta ja myös osoittaa, mitä hyötyjä sähköisen taloushallinnon järjestelmiä tehostamalla saadaan.
Sitoumuksen aikana 2015–2020 asiointi on yhä laajemmin siirtynyt digitaaliseen muotoon. Pk-yritysten taloushallintoa hoidetaan nykyisin valtaosin paperittomasti hyödyntäen verkkolaskutusta ja elektronista arkistointia. Siirtymä paperittomaan kirjanpitoon on ollut nopeaa.
Myös kortilla maksaminen on lisääntynyt vuosi vuodelta, ja koronapandemia lisäsi korttimaksamisen suosiota entisestään.
– Sanomastandardit ja rakenteisen tiedon käyttö kaikissa maksamisen tapahtumissa mahdollistavat uusien taloushallinnon työkalujen ja ohjelmistojen kehittämisen sekä tilitoimistojen, että yritysten käyttöön, toteaa johtava taloushallinnon asiantuntija Janne Fredman Taloushallintoliitosta.
Gallantilla aloitettiin ensimmäisenä verkkolaskujen hyödyntäminen kirjanpitoprosessissa.
– Havaitsimme nopeasti, että taloushallinnon digitalisointi ja sillä tavoiteltavat ympäristöhyödyt eivät toteudu yksin verkkolaskuihin panostamalla. Valtaosa hyödyistä ympäristömielessä on saavutettavissa aineiston kuljettamisen eliminoinnilla. Rakenteinen tieto maksutapahtumissa, laskuissa ja muissa talouden transaktioissa on tavoiteltava tila. Selkeitä hyötyjä ovat tiedon ajantasaisuus ja oikeellisuus sekä näiden avulla tiedon hyödyntämisen mahdollisuudet liiketoiminnassa, sanoo Gallantin toimitusjohtaja Tuomas Tahvanainen.
Valtio on myös edistämässä rakenteisen tiedon käyttöä maksamisessa. Finanssiala ry tukee kehityspäällikkö Jarmo Markkasen mukaan Valtiokonttorin tavoitteita ja yhteistyötä tehdään tiiviisti.
Kestävän kehityksen sitoumuksen aikana 2015–2020 verkkolaskun käyttö on kehittynyt hyvin. Sitoumuksen teon aikana valtiolle on tullut keskimäärin miljoona ostolaskua vuodessa.
Sitoumuksen mittareina olleista valtion ostolaskuista tuli vuoden 2020 lopussa jo yli 95 prosenttia verkkolaskuina. Tältä osin sitoumuksen tavoitteet saavutettiin. Verkkolaskujen tietoja on voitu hyödyntää automaation lisäämisessä laskujen käsittelyssä muun muassa robottien avulla.
– Valtio on huhtikuun alusta alkaen ottanut vastaan vain Eurooppa-normin mukaisia laskuja. Tämän avulla myös verkkolaskun tietosisältöön odotetaan saatavan merkittävää paranemista ja automaatioasteen kasvamista, kertoo johtava taloushallinnon asiantuntija Pirjo Ilola Valtiokonttorista.
